Etiquette vocale

Avec l'avènement de la transmission de messages sur des réseaux de communication, le développement des systèmes de courrier électronique qui n'étaient audio pris en charge, mais naturelle. Messagerie vocale permis aux gens de recevoir et de laisser des messages en exécutant la commande appropriée dans le système de messagerie. Entreprises acheté un système de messagerie vocale ou loué une boîte vocale à partir d'un fournisseur de service choisi. Considérant que la messagerie vocale est devenu un mode de communication indispensable, dans le monde des affaires, on est censé respecter certaines règles tacites de l'étiquette vocale d'entreprise.

Etiquette vocale professionnelle

Etiquette Message d'accueil

Le destinataire des messages vocaux doivent faire l'effort d'enregistrer un message d'accueil personnalisé, bien que la fonction de standard automatique, qui accompagne messages vocaux, permet aux gens d'utiliser un message d'accueil préenregistré. Les annonces personnalisées pour effet de transmettre au porteur message d'intérêt du destinataire dans ce que ce dernier a à dire. L'accueil doit être courtois et doit contenir toutes les informations pertinentes, à savoir. le nom du destinataire, département, désignation et d'autres détails jugés nécessaires.

Etiquette message vocal

Le porteur message doit s'assurer que le destinataire est en mesure d'identifier ce dernier. Téléphone étiquette exige que le message doit être concis et devrait inciter le bénéficiaire l'avantage de revenir. L'appelant doit également fournir un temps approprié et date à laquelle le destinataire peut atteindre le premier.

Garder le porteur de message Informé

Il est important de garder à l'appelant informé lorsque l'on s'attend à être indisponible pour une courte ou une longue période de temps. Les fonctionnalités de messagerie vocale suivantes peuvent aider à garder le destinataire de l'appelant informe sur la localisation du ancien.

Modification du Statut actuel: Il ya un certain nombre d'options de messagerie vocale qui permettent au destinataire d'annoncer sa / son état actuel à l'appelant. Les options, à savoir. disponible, en réunion, actuellement disponible, au déjeuner, en vacances, etc ont pour effet de communiquer à l'appelant d'intérêt du destinataire pour s'assurer que la première n'est pas à se demander où se trouvait ce dernier.

Utilisation de la fonction Renvoi d'appel: Le destinataire du message doit s'assurer qu'il / elle répond rapidement. Dans le cas où on est en vacances, il serait préférable d'utiliser la fonction de transfert d'appel pour que l'appel peut être acheminé vers d'autres appareils comme les téléavertisseurs ou de téléphones cellulaires.

Extension d'orientation: Ceci est préféré lorsque l'on s'attend à être indisponible pour une période de temps prolongée. Les gens peuvent diriger l'appel de leur boîte de messagerie vocale à la boîte aux lettres d'une autre personne. L'appelant peut être soumis à une personne qui est censé fournir l'aide nécessaire en cas d'absence du destinataire. Il ne serait pas mal à fournir à l'appelant la possibilité de faxer le message au destinataire en cas il ya urgence.

Fax on Demand: Fax sur demande permet aux appelants de récupérer des informations par fax en suivant des instructions vocales. Fax à la demande est utile pour les gens d'affaires, car ils peuvent fournir les informations nécessaires à leurs clients à tout moment.

Espérons que l'article ci-dessus aurait donné un aperçu sur les fonctions de messagerie vocale a à offrir et la meilleure façon de les utiliser pour faire en sorte que l'on observe l'étiquette vocale appropriée....